In februari is het weer zo ver: de stageperiode gaat van start. Voor mij is het een afstudeerstage en dat vergt goede voorbereiding. Nu ik ook peer coach-les geef aan eerstejaars, besloot ik een artikel te schrijven met mijn tips voor de beste sollicitatiemail.
Als ondernemer word je vaak aangeraden om standaard reactiemails te hebben, je kunt ze dan het beste in een handtekening zetten. Dan hoef je deze alleen maar aan te klikken en heb je je antwoord al klaar. Op deze manier moet je er alleen nog maar de aanhef bijzetten en klaar is kees. Zo doe ik dat ook met mijn sollicitatiemail voor een (afstudeer)stage. Deze staat altijd in mijn concepten klaar.
Stap 1 – introduceer jezelf zo kort mogelijk
Na de aanhef staat er in mijn mail slechts het volgende: Mijn naam is Femke, ik ben eenentwintig jaar, en ik ben een multipotential.
Dit is kort en krachtig wie ik ben. Ja, men moet dan wel weten wat een multipotential is maar met een snelle zoektocht op Google komen er goede artikelen omhoog.
Stap 2 – welke opleiding volg je?
Het is verstandig om kort en krachtig te vertellen wat voor opleiding je volgt en wat je daar leert, zodat je dit kunt toepassen wanneer je aan het werk bent. ‘Hier leer ik hoe ik social media kan inzetten in de bedrijvenwereld, hoe ik campagnes opzet met marketingstrategieën en hoe ik flyers en magazines maak in InDesign’.
Zie je hoe ik InDesign noem? Een mail wordt vaak heel globaal bekeken en een cv soms al helemaal niet. Wanneer je dingen herhaalt, zullen ze sneller onthouden worden. Zo is de tip om zeven keer nieuwsbrief op je website voorbij te laten komen voordat een lezen denkt, ‘hé, laat ik eens gaan kijken’.
Na deze alinea zet je kort wanneer je stage ingaat en waarom je denkt dat jij en het bedrijf een goede match zouden zijn.
Stap 3 – hoe ben je bij het bedrijf gekomen?
Dit is het onderdeel waar de persoon aan de andere kant van het scherm naar kijkt. Dit is je motivatie. Hoe ben je bij x gekomen? Wat trekt je naar x?
Zo schreef ik voor de Kunsthal dat de pindakaasvloer me altijd is bijgebleven toen ik met de basisschool op bezoek kwam, en schreef ik in mijn mail voor Ahoy dat ik zeven zomers achter elkaar naar Jeugdvakantieland ben geweest en dat Ahoy dus nu als een voorbestemde stageplaats voelt. Het is de connectie die de doorslag geeft. Maak het persoonlijk.
Stap 4 – wat kun jij hen bieden?
Vertel in een korte alinea van ongeveer twee of drie zinnen wat jij het bedrijf kan brengen. ‘Met alles wat ik geleerd heb kan ik…’ en zet er vooral bij dat je het bedrijf kan versterken. Dat toont je inzet en maakt je sollicitatie net wat krachtiger.
Stap 5 – de informatie vanuit school
Dit is wat ik doe, maar het hoeft niet. Ik ben iemand die het liefst alles in één mail zet zodat het zo duidelijk mogelijk is voor de lezer. Twee vriendinnen uit de klas doen dit niet. Zij zeggen dat als de andere partij geïnteresseerd is, ze je toch wel bellen of mailen om ernaar te vragen. Het is wat je zelf fijn vindt.
Zo zeg ik eerlijk het volgende: ‘Het gaat om 480 stage-uren en 80 uur voor de stageopdracht. Ik ben voor vier dagen per week beschikbaar, de andere dag zou ik graag voor school vrijhouden omdat ik Peer Coach ben, een begeleider van eerstejaars.’
Dan weten zij ook waar ze aan toe zijn.
Stap 6 – de afsluiting
‘Het lijkt me geweldig om mijn afstudeerstage bij [bedrijf] te mogen doen. Ik wil u van harte bedankt voor uw tijd. Het lijkt me fantastisch om eens kennis te maken.’
Dit is professioneel, kort en krachtig en een mooie afsluiter. Zet vooral onder je ‘met vriendelijke groet’ en je naam je website neer. Een hyperlink met je online cv of portfolio op Instagram, LinkedIn of andere platformen doet het ook goed. Dit haakje stuurt hen makkelijker door, in plaats van eerst je cv te moeten openen en daarna je accounts op te zoeken.
Een laatste tip
In mijn standaard mail staat over [BEDRIJF], [NAAM WERKNEMER] en [IETS]. Ik heb van mijn sollicitatiemail een soort invulopdracht gemaakt. De eerste twee spreken voor zich, maar de laatste is een aanvuller op het punt wat jij het bedrijf kunt brengen.
Ik heb geleerd dat je slechts op één van de acht mails een reactie krijgt, dus dan is het fijn om een standaardmail te hebben die je makkelijk achter elkaar kunt versturen.
Laat je het me weten als je iets aan mijn 6 tips hebt gehad?
Liefs,
Femke
